I. GENERALIDADES
Para dar cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, (en adelante, la “ENTIDAD” o “AVENA Y MIEL»), como Responsable de Tratamiento, da a conocer a los Titulares la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”).
Esta Política establece los lineamientos aplicables al Tratamiento de Datos Personales que la ENTIDAD recolecte de manera autorizada a través de diferentes medios y almacene en sus Bases de Datos. Por lo tanto, todos los Titulares deben leer previa y detalladamente la información contenida en esta Política para conocer el tipo de datos personales que la ENTIDAD recauda, el Tratamiento que se le da a los mismos y los procedimientos que tienen a su alcance para poder hacer efectivos sus derechos. De no estar de acuerdo con la presente Política, los Titulares deberán abstenerse de proporcionar sus Datos Personales a la ENTIDAD.
Para conocimiento del público, adicional a esta Política, AVENA Y MIEL cuenta con un Manual de Políticas y Procedimientos que incluye las directrices de seguridad de la información y con todo un sistema de procesos diseñados para combatir riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de aquellas Bases de Datos.
II. DEFINICIONES
Los términos cuya primera letra figura en mayúscula (salvo cuando se deba exclusivamente a que inician una oración o se trate de un nombre propio), tienen el significado que se les asigna a continuación:
III. CATEGORÍAS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN LAS BASES DE DATOS:
Dependiendo de la naturaleza de cada una de las Base de Datos, la ENTIDAD recolecta y trata Datos Personales específicos necesarios para llevar a cabo el Tratamiento en cada caso previa autorización del Titular. Sin embargo, con el fin de que el Titular se dé una idea del tipo de Datos Personales que la ENTIDAD recolecta se mencionan algunos ejemplos a continuación:
También es posible que, en casos excepcionales y previo a autorización expresa del titular, se recolecten y traten Datos Personales Sensibles. Incluyendo datos sobre personas en situación de discapacidad, datos relacionados con el estado de salud de la persona y datos biométricos de la persona como por ejemplo, huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, voz, entre otros.
IV. TRATAMIENTO
Los Datos Personales que constan en las Bases de Datos de la ENTIDAD son sometidos a distintas formas de Tratamiento, incluyendo, pero sin limitarse a la recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades establecidas en la Política. Se pone de presente al Titular que el Tratamiento se lleva a cabo de manera automatizada.
Los Datos Personales podrán ser entregados, transmitidos o transferidos a terceros en calidad de Encargados o Responsables del Tratamiento según sea el caso (los “Terceros”) en el marco del desarrollo del objeto social y la tercerización de servicios de la ENTIDAD. Estos Terceros deberán suscribir los compromisos o acuerdos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y actuarán en concordancia con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, garantizando la protección y seguridad de esta información.
La ENTIDAD podrá transmitir por cualquier medio los Datos Personales contenidos en archivos, bases de datos o medios semejantes, a la matriz, subordinadas, las subordinadas de su matriz (vinculadas) o entidades aliadas con las cuales la ENTIDAD mantenga una relación comercial, sin lugar a pagos ni retribuciones para el titular. Asimismo, en cumplimiento de deberes legales, la ENTIDAD podrá suministrar los Datos Personales a entidades judiciales o administrativas.
La ENTIDAD también podrá transferir, vender o asignar la información recabada en caso de que se presente una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, y/o reorganización o liquidación de la sociedad.
En caso de solicitar Datos Personales que tienen la calidad de sensibles, la ENTIDAD le manifiesta expresamente al Titular que no estará obligado a autorizar la recolección ni el Tratamiento de los mismos y que, en todo caso velará por el Tratamiento adecuado de los mismos en cumplimiento de las exigencias legales aplicables para este tipo de información.
En todos los casos, la ENTIDAD garantizará que el Tratamiento de los Datos Personales recolectados esté sometido a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en la legislación aplicable.
V. FINALIDAD
La información recolectada por la ENTIDAD tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre la ENTIDAD y los Titulares. Además, la ENTIDAD guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral.
La información sobre clientes, proveedores, socios, accionistas, arrendatarios de tiendas, candidatos, y empleados, actuales o pasados, es tratada con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
En razón a su actividad, la ENTIDAD almacena información sobre clientes participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales.
La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de sus clientes y miembros de cualquier programa de fidelización que realiza con el fin de crear sus cuentas de usuario en la APP y página web de Avena y Miel identificarlos como clientes de la ENTIDAD; enviarles comunicaciones con información corporativa, confirmaciones de compras, publicidad sobre los productos y servicios, ofertas, lanzamientos de nuevos productos, verificaciones de datos; adelantar procesos de pagos, envío de bienes y servicios adquiridos, lo que implica el trámite de las órdenes y cancelaciones de pedidos; atender PQR’s relacionadas con el derecho a la protección de datos; realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reporte de su comportamiento y; transmitir y/o transferir sus datos personales a otros Terceros Encargados o Responsables del Tratamiento, respectivamente. El Titular autoriza expresamente a la ENTIDAD para obtener información personal suministrada directamente, o a través de fuentes públicas y privadas, como redes sociales entre otras, y para que las comunicaciones mencionadas previamente puedan ser enviadas utilizando los medios de contacto que suministre el Titular, así como el contacto por medio de redes sociales y mensajería instantánea como Whatsapp y Telegram.
La ENTIDAD recolecta y trata Datos Personales de candidatos, con el único fin de llevar a cabo los procesos de selección y considerar potenciales candidatos para futuras posiciones.
La ENTIDAD recolecta, almacena y usa los Datos Personales de empleados con el fin de realizar actividades encaminadas al pago de nómina y prestaciones sociales, afiliaciones, enviar comunicaciones internas y demás actividades necesarias para la ejecución del contrato de trabajo suscrito con la ENTIDAD. Asimismo, almacena Datos Personales de ex empleados con el fin de dar cumplimiento a obligaciones de ley.
Adicionalmente, la ENTIDAD trata la información con fines de cumplimiento corporativo por lo que también es utilizada para la verificación de: (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás Bases de Datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.
La información personal suministrada por los Titulares a la ENTIDAD, es guardada y mantenida durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de estos servicios, a menos que los Titulares hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los Titulares podrán:
Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
VII. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD.
La ENTIDAD deberá:
VIII. PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES O CONSULTAS
Los Titulares cuyos Datos Personales que consten en las Bases de Datos de la ENTIDAD, sus causahabientes o demás sujetos legitimados por la Ley, podrán consultar los Datos Personales en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta de Datos Personales deberá presentarse de acuerdo a la información contenida en este documento. Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que la ENTIDAD, como Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IX. PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de la ENTIDAD debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de datos personales, podrá presentar reclamos ante la ENTIDAD o el Encargado del Tratamiento los cuales deberán ser formulados de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El área encargada en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales al interior de la ENTIDAD es el área de Servicio al Cliente. En tal sentido, toda petición, consulta o reclamo relacionado con el manejo de Datos Personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Correo electrónico: [email protected]
X. MODIFICACIONES A LA PRESENTE POLÍTICA
La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento por la ENTIDAD, por razones de orden legal o institucional. Los Titulares de los Datos Personales y/o consumidores serán notificados de las modificaciones sustanciales que sufra la presente política mediante su página de internet: www.avenaymiel.com
De acuerdo al inciso tercero del artículo quinto (5º) del Decreto 1377 de 2013, se entenderá por modificación sustancial, aquellos cambios del contenido de la presente Política de relacionados con la identificación del Responsable y de la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales que afecte el contenido de la Autorización; evento en el cual Avena y Miel obtendrá una nueva Autorización o la ratificará conforme a esas nuevas finalidades.
XI. VIGENCIA
La presente Política estará vigente a partir del día veintisiete (27) de julio de 2013. La ENTIDAD se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
La ENTIDAD solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la ENTIDAD, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.
XII. CONTÁCTENOS
En caso de tener alguna duda o consulta sobre la presente Política, o sobre la obtención y Tratamiento de la información por parte de la ENTIDAD, puede ponerse en contacto con nosotros al correo [email protected] Los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.
